Suscríbete a eNews Contacta con nosotras

Herramienta de documentación del proveedor para los transportes en ambulancia que no sean de emergencia

Este artículo está diseñado para asistir a los proveedores de servicios médicos a documentar la afección médica del beneficiario que justifica la cobertura del transporte en ambulancia que no sea de emergencia. Este recurso es para ser utilizado como una herramienta educativa y no garantiza que se cumpla la necesidad médica.

Definición de confinamiento en cama:

  • Según el 42CFR §410.40(d)(1) (en inglés) “Pautas de cobertura de los servicios de ambulancia”, la documentación médica debe justificar lo siguiente:
    • El beneficiario está "confinado en cama"; y
    • El estado del beneficiario es tal que otros métodos de transporte están contraindicados; o,
    • El estado de salud del beneficiario, independientemente de su confinamiento en cama, es tal que el transporte en ambulancia es médicamente necesario.

Motivos para el transporte

  • Confinado en la cama
  • Incapaz de mantenerse sentado erguido en una silla
  • Úlceras de decúbito de grado II o superior
  • Uso de oxígeno
  • Manejo de las vías respiratorias
  • IV durante el transporte
  • Aislamiento
  • Contracturas
  • Fracturas
  • Dolor
  • Trombosis venosa profunda
  • Obesidad mórbida
  • Dispositivo ortopédico de manipulación
  • Debilidad
  • Sujeciones
  • Peligro para sí mismo o para otros
  • Riesgo de caída de la silla de ruedas/camilla

Consejos de documentación

Motivos para el transporte La documentación de respaldo incluye
Confinado en cama

El beneficiario no puede levantarse de la cama sin ayuda, no puede deambular Y no puede sentarse en una silla (incluida una silla de ruedas)

Para respaldar el estado de confinado en cama, los tres elementos de la definición deben abordarse adecuadamente en el historial médico

Los registros deben tener: 

Datos de la evaluación clínica, con hallazgos objetivos como:

  • Historial de la afección y/o motivo por el que el beneficiario no puede levantarse de la cama sin ayuda
  • Evaluación de la escala de resistencia muscular, fuerza del tronco
  • Evaluación de la movilidad física con capacidad de transferencia, incluidas las actividades de la vida cotidiana (ADL)
  • Todos y cada uno de los datos clínicos aplicables que respalden la afección

Datos de la evaluación clínica, con hallazgos objetivos como:

  • Historial de la afección y/o motivo por el que el beneficiario no puede sentarse en una silla (incluida una silla de ruedas)
  • Evaluación de la escala de resistencia muscular, fuerza del tronco
  • Evaluación de la movilidad física con capacidad de transferencia, ADL
  • Todos y cada uno de los datos clínicos aplicables que respalden la afección

Datos de la evaluación clínica, con hallazgos objetivos como:

  • Historial de la afección y/o motivo por el que el beneficiario no puede deambular
  • Evaluación de la escala de resistencia muscular, fuerza del tronco
  • Evaluación de la movilidad física con capacidad de transferencia, ADL
  • Todos y cada uno de los datos clínicos aplicables que respalden la afección
Incapaz de mantenerse sentado erguido en una silla durante el tiempo necesario para el transporte

Para respaldar la incapacidad de mantenerse sentado erguido el registro debe incluir, entre otros:

  • Historial de la afección, y/o el motivo por el cual el beneficiario no es capaz de mantenerse sentado erguido por el tiempo necesario para el transporte
  • Evaluación de la escala de resistencia muscular incluida la fuerza del tronco y la fuerza de la parte superior del cuerpo
  • Evaluación de la movilidad física con capacidad de transferencia, ADL
  • Todos y cada uno de los datos clínicos aplicables que respalden la afección 
Incapaz de mantenerse sentado en una silla o una silla de ruedas debido a úlceras de decúbito de grado II o superior 

Para respaldar la incapacidad de sentarse en una silla de ruedas debido a heridas/úlceras el registro debe incluir, entre otros, los datos de la evaluación clínica, con hallazgos objetivos como: 

  • Escala de resistencia muscular/evaluación física, incluida la capacidad de transferencia
  • Evaluación de la herida, incluidos antecedentes, ubicación, etapa y estado de vacío de la herida
  • Requisitos de descarga o instrucciones especiales de manipulación que contraindiquen cualquier otro medio de transporte distinto de la ambulancia
  • Todos y cada uno de los datos clínicos aplicables que respalden la afección 
Se requiere la asistencia de un tercero para aplicar, administrar, regular o ajustar el oxígeno en ruta 

Para respaldar la asistencia de terceros necesaria, el registro debe incluir, entre otros, lo siguiente: 

  • Datos de la evaluación clínica, con hallazgos objetivos de por qué el beneficiario no es capaz de autoadministrarse oxígeno
  • Flujo de oxígeno y forma de administración
  • Evaluación física y razones por las que el beneficiario necesita oxígeno
  • Todos y cada uno de los datos clínicos aplicables que respalden la afección 
Manejo de las vías respiratorias 

Para respaldar la necesidad del beneficiario de un manejo de las vías respiratorias, el registro debe incluir, entre otros, los siguientes datos de evaluación clínica con hallazgos objetivos relacionados con: 

  • Evaluación física e historial médico que respalden la presencia de traqueostomía y las razones de la misma
  • Necesidades de ventilación durante el transporte
  • Cantidad/calidad de las secreciones y capacidad de succión
  • La aspiración profunda necesaria debe estar indicada en la evaluación 
Medicamentos/líquidos intravenosos necesarios durante el transporte

Para respaldar los medicamentos/líquidos intravenosos requeridos por el beneficiario durante el traslado, el registro debe incluir, entre otros, lo siguiente:

  • Datos de la evaluación clínica, con hallazgos objetivos relacionados con el tipo de líquidos que se administran y por qué
  • Nivel de asistencia necesario para mantener el estado intravenoso durante el traslado
  • Datos de la evaluación del sitio IV
Manipulación especial en ruta - aislamiento

Para respaldar la necesidad del beneficiario de un tratamiento especial relacionado con el aislamiento durante el transporte, el registro debe incluir, entre otros, lo siguiente:

  • Nivel de aislamiento necesario
  • Motivo del aislamiento
  • Datos de la evaluación clínica, con hallazgos objetivos relacionados con la historia clínica que respalden el aislamiento
Contracturas que dificultan la movilidad y dan como resultado el confinamiento en cama 

Para respaldar la necesidad del beneficiario de un manejo especial relacionado con las contracturas, el registro debe incluir, entre otros, los siguientes datos de la evaluación clínica, con hallazgos objetivos como:

  • Escala de resistencia muscular de todas las extremidades
  • Ubicación de la contractura
  • Grado de contracción
  • Evaluación del rango de movimiento
  • Motivo por el que la contractura impediría el transporte del beneficiario por cualquier medio distinto de la ambulancia 
Fracturas no cicatrizadas que dificultan la movilidad

Para respaldar la necesidad del beneficiario de un manejo especial relacionado con las fracturas no cicatrizadas, el registro debe incluir, entre otros, los siguientes datos de la evaluación clínica, con hallazgos objetivos como:

  • Ubicación e historial de la fractura no cicatrizada
  • Evaluación de la movilidad funcional incluida la escala de resistencia muscular que respalde el estado de la fractura
  • Estado del soporte de peso
  • Motivo por el que el beneficiario no puede ser trasladado por cualquier otro medio que no sea ambulancia
  • Todos y cada uno de los datos clínicos aplicables que respalden la afección
Dolor moderado a severo con el movimiento que dificultan la movilidad

Para respaldar la necesidad del beneficiario de un manejo especial relacionado con las fracturas no cicatrizadas, el registro debe incluir, entre otros, los siguientes datos de la evaluación clínica, con hallazgos objetivos como:

  • La ubicación, duración y el índice del dolor deben estar presentes en la documentación
  • Medicamentos asociados al tratamiento del dolor
  • Por qué el beneficiario no puede ser transportado por otro medio que no sea la ambulancia
  • Todos y cada uno de los datos clínicos que respalden la necesidad del tratamiento del dolor 
DVT que requiere elevación de una o ambas extremidades inferiores

Para respaldar la necesidad del beneficiario de un manejo especial relacionada a un diagnóstico de trombosis venosa profunda (DVT) el registro debe incluir, entre otros, los siguientes datos de la evaluación clínica, con hallazgos objetivos como:

  • Diagnóstico, ubicación y evaluación de DVT
  • Estado del soporte de peso
Obesidad mórbida que dificulta la movilidad y requieren de personal/equipo adicional para manipular

Para respaldar la necesidad del beneficiario de un manejo especial relacionada a obesidad mórbida el registro debe incluir, entre otros, los siguientes datos de la evaluación clínica, con hallazgos objetivos como:

  • BMI que respalde la obesidad mórbida
  • Evaluación de la movilidad funcional incluido el estado de transferencia que respalde la necesidad de personal/equipo adicional 
Dispositivo ortopédico (por ejemplo, tablero, halo, uso de clavos en tracción, etc.) que requiera una manipulación especial

Para respaldar la necesidad del beneficiario de dispositivos ortopédicos el registro debe incluir, entre otros, los siguientes datos de la evaluación clínica, con hallazgos objetivos como:

  • Historial médico incluido el motive para el dispositivo ortopédico
  • Identificación del dispositivo, la ubicación y la duración del uso
  • Evaluación física incluida la habilidad de transferencia, escala de resistencia muscular y el nivel de asistencia requerido durante el transporte 
La debilidad muscular severa y el estado de desacondicionamiento impiden cualquier actividad física significativa relacionada con la movilidad 

Para respaldar la debilidad muscular severa y el estado de desacondicionamiento del beneficiario el registro debe incluir, entre otros, los siguientes datos de la evaluación clínica, con hallazgos objetivos como:

  • Historial médico que indique el motive por el que el beneficiario tiene debilidad muscular severa y desacondicinamiento
  • Evaluación física incluida la habilidad de transferencia, escala de resistencia muscular, fuerza del tronco, ADL y el nivel de asistencia requerido durante el transporte 
Sujeciones (físicas o químicas) previstas o utilizadas durante el transporte

Para respaldar la necesidad del uso de sujeciones del beneficiario el registro debe incluir, entre otros, los siguientes datos de la evaluación clínica, con hallazgos objetivos como:

  • Historial médico que respalde el motive para las sujeciones
  • Tipo y ubicación de las sujeciones
  • Evaluación física que respalde la necesidad para las sujeciones incluida la evaluación cognitiva 
Peligro para sí mismo o para otros - supervisión/seclusión

Para respaldar la necesidad de supervisión al beneficiario, el registro debe incluir, entre otros, los siguientes datos de la evaluación clínica, con hallazgos objetivos como:

  • Evaluación de la cognición con ejemplos de comportamientos actuales que requieren supervisión adicional durante el transporte
  • Si el beneficiario es capaz de seguir órdenes sencillas, tiene menor conciencia de la seguridad, presenta agresividad y/o riesgo de fuga
Riesgo de caída de la silla de ruedas o camilla durante el traslado (no relacionado con la obesidad)

Para respaldar el riesgo de una caída del beneficiario, el registro debe incluir, entre otros, los siguientes datos de la evaluación clínica, con hallazgos objetivos como:

  • Evaluación física que respalde el por qué el beneficiario tiene un riesgo de caída
  • Escalas de resistencia muscular y fuerza del tronco que indiquen riesgos de caída
  • Historial médico incluidas caídas anteriores con o sin heridas

Consejos de documentación

Documentación necesaria 

  • Historial médico del beneficiario
  • Evaluación en persona realizada por un proveedor de servicios médicos y con fecha clara
  • Incluye la afección(es) del beneficiario respaldando el nivel de necesidad para el transporte en ambulancia que no sea de emergencia
  • El registro el legible e incluye la identificación apropiada del beneficiario
  • Tener firma del profesional de servicios médicos con una firma manuscrita o electrónica e incluye las credenciales
  • Además de la documentación médica indicando el nivel de necesidad médica, los registros también deben respaldar los motivos indicados en la PCS (certificación de declaración médica) 

Ejemplos de la documentación admisible incluyen, entre otros, los siguientes:

  • Informe de la sala de emergencias
  • Registro del centro de enfermería especializada (SNF)
  • Registro del hospital
  • Nota de progreso del doctor
  • Nota del personal de enfermería
  • Plan de cuidado
  • Conjunto mínimo de datos (MDS)
  • Nota interdisciplinar
  • Nota del progreso de la terapia física u ocupacional

Los historiales médicos deben incluir hallazgos objetivos y/o razones médicas que respalden las afecciones que requieren transporte en ambulancia que no sea de emergencia. 

Las declaraciones generales, los apéndices y los certificados, incluidas las cartas de necesidad médica, no se considerarán independientes y requerirán la documentación original del historial médico del beneficiario como respaldo.