A continuación, encontrará pasos rápidos para configurar y utilizar el programa PC-ACE después que haya sido instalado. Para obtener instrucciones para descargar el software, refiérase a la página de destino Software PC-ACE y seleccione la opción de descarga de la versión más reciente que sea apropiada para usted (usuario nuevo o existente). Para obtener instrucciones más detalladas sobre cada paso a continuación, consulte la Guía del Usuario de PC-ACE completa.

Sugerencia útil: Muchos campos del programa de software PC-ACE proveerán descripciones del campo cuando usted pase el ratón (mouse) sobre el campo. Varios campos de código también proveerán listas para seleccionar cuando haga clic derecho en el campo.

Paso 1: configuración del paciente

Para configurar la información del proveedor, haga clic en el icono de Mantenimiento de Archivos de Referencia (Reference File Maintenance) (carpeta amarilla). Escriba "SYSADMIN" en los campos ID de Usuario y Contraseña (User ID and Password) y haga clic en Aceptar (Ok). Para ingresar la información del paciente, haga clic en el icono Mantenimiento de Archivos de Referencia (Reference File Maintenance) (carpeta amarilla) y luego haga clic en la pestaña Paciente (Patient). Haga clic en Nuevo (New) y complete todos los campos que se aplican a cada paciente. Cuando se hayan completado todos los campos aplicables, haga clic en Guardar (Save). Complete este proceso para cada paciente adicional.

Nota: Si el paciente tiene otro seguro primario o secundario a Medicare, debe agregar la información de la otra compañía de seguros en la pestaña Pagador (Payer). Consulte la Sección 3 de la Guía del Usuario de PC-ACE para obtener instrucciones más detalladas.

Paso 2: configuración del proveedor

Si es cliente de la Parte A, haga clic en la pestaña Proveedor (Inst) (Provider, Inst). Si es cliente de la Parte B, haga clic en la pestaña Proveedor (Prof) (Provider, Prof). Ingrese la información de su oficina. Para una práctica de grupo de la Parte B, complete una pantalla para el grupo y una para todos los proveedores individuales (que prestan servicios).

Paso 3: configuración del remitente

Para ingresar la información del remitente, haga clic en el ícono de Mantenimiento de Archivos de Referencia (Reference File Maintenance) (carpeta amarilla) y luego en la pestaña Códigos/Misc (Codes/Misc). Haga clic en el botón Remitente (Submitter) ubicado en la columna Compartido (Shared) y seleccione Institucional (Parte A) o Profesional (Parte B). 

• Para la Parte B, seleccione la fila con el LOB mostrando MCB y luego haga clic en Ver/Actualizar (View/Update)
• Para la Parte A, haga clic en Copiar (Copy)

Luego, ingrese toda su información de remitente en la pestaña General. Escriba el ID de remitente que fue asignado por EDI de First Coast en el Campo ID y haga clic en Guardar (Save). El ID de remitente debió ser enviado en la carta de aprobación de Inscripción de EDI. Los campos de Número de Identificación de Empleador (EIN) y de condado permanecerán en blanco.

Paso 4: ingresar una reclamación

Para ingresar una reclamación, haga clic en el ícono de Procesamiento de Reclamaciones Institucionales (Institutional Claims Processing) para las reclamaciones de la Parte A o el ícono de Procesamiento de Reclamaciones Profesionales (Professional Claims Processing) para las reclamaciones de la Parte B y luego haga clic en el ícono Ingresar Reclamaciones (Enter Claims). Complete todos los campos que aplican para la reclamación. Cuando se hayan completado todos los campos correspondientes, haga clic en Guardar (Save). Complete este proceso para cada reclamación adicional. Consulte la Sección 3 de la Guía del Usuario de PC-ACE para obtener información sobre cómo ingresar una reclamación secundaria de Medicare. 

Paso 5: crear un archivo

Para crear un archivo, haga clic en el ícono de Procesamiento de Reclamaciones Institucionales (Institutional Claims Processing) para las reclamaciones de la Parte A o en el ícono de Procesamiento de Reclamaciones Profesionales (Professional Claims Processing) para las reclamaciones de la Parte B y luego haga clic en el ícono de Preparar Reclamaciones (Prepare Claims). Haga clic en Aceptar (Ok). Esto creará un archivo llamado "bctrans.dat" para la Parte A o "bstransb.dat" para la Parte B. El archivo estará en su unidad C en la carpeta WINPCACE.

Paso 6: enviar el archivo

Para enviar un archivo, los remitentes deben utilizar SPOT o el Protocolo de Transferencia Segura de Archivos (SFTP). Consulte la Sección 8 de la Guía del Usuario de PC-ACE para obtener detalles sobre cómo conectar y enviar el archivo a First Coast.

Paso 7: obtener informes de EDI

Para obtener informes, conéctese a través de SFTP. Los informes de EDI solo están disponibles para su recuperación durante 60 días. Es importante establecer una rutina diaria para recuperar los informes. Una vez que vencen los 60 días, los informes de EDI ya no están disponibles y no se pueden restablecer. Es imperativo recuperar todos los informes de EDI. Cualquier reclamación y/o archivo que se elimine (rechace) en estos informes no se envía al sistema de procesamiento de Medicare para pago o rechazo y no se informará en una Remesa de Pago Estándar en Papel (SPR), Remesa de Pago Electrónica (ERA) o no estará disponible en el Sistema de Respuesta Automática (IVR). Consulte la Sección 9 de la Guía del Usuario de PC-ACE para obtener detalles sobre cómo conectarse a First Coast para descargar informes.

Paso 8: salir de PC-ACE y realizar una copia de seguridad 

Para salir del programa de software PC-ACE, haga clic en la palabra Archivo (File) de la barra de herramientas principal de PC-ACE y haga clic en Salir (Exit).

Se le pedirá que realice una copia de seguridad cada vez que salga del programa de software PC-ACE. PC-ACE proporciona copia de seguridad y validación completas de la base de datos para proteger los datos de su sistema. Todas las reclamaciones, archivos de referencia y ajustes de configuración del sistema se pueden respaldar en medios extraíbles (discos o CD-ROM grabable) o en un directorio estándar de Windows.

Se recomienda encarecidamente tener siempre disponible una copia de seguridad reciente. Esto proporcionará capacidades de restauración en caso de falla del sistema u otro compromiso de los archivos de la base de datos de PC-ACE. 

Paso 9: actualizar el programa

Cada 90 días, First Coast actualizará el programa PC-ACE. Se enviará una notificación por correo electrónico a la lista de correo de PC-ACE para avisar cuando la actualización esté disponible. Se recomienda que actualice el programa de inmediato para asegurarse de que su programa tenga las ediciones actuales, los códigos del Healthcare Common Procedure Codes (HCPC) y los códigos de diagnóstico. Una vez que se complete la actualización, realice una copia de seguridad del programa para que su copia de seguridad sea de la misma versión que su programa.